Wichtige Hinweise zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach
In wenigen Tagen beginnen die bayerischen Sommerferien und soweit es aufgrund der coronabedingten Einschränkungen möglich ist, verabschieden sich viele Kolleginnen und Kollegen in den wohlverdienten Urlaub. Nachfolgend soll erläutert werden, was es in diesem Zusammenhang mit Blick auf das beA zu beachten gilt und wie Haftungsfallen vermieden werden können:
Auch in Zeiten des elektronischen Rechtsverkehrs müssen sich Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte um eine Vertretung kümmern, wenn sie urlaubsbedingt länger als eine Woche nicht in der Kanzlei sind, § 53 Abs. 1 BRAO. Mit Blick auf das beA muss sichergestellt werden, dass der Vertreter sich auch um die Erfüllung der sich aus § 31a Abs. 6 BRAO ergebenden passiven Nutzungspflicht kümmert.
Bitte geben Sie hierfür nicht Ihre beA-Karte bzw. die PIN-Daten an andere Personen weiter, dies ist unzulässig nach § 26 Abs. 1 RAVPV. So ist es z.B. unwirksam, wenn ein vertretender Kollege unter Nutzung des beA-Postfachs des Vertretenen z.B. einen Schriftsatz versendet, da es in diesem Fall an der erforderlichen Personenidentität zwischen Versender und beA-Inhaber fehlt (vgl. ArbG Lübeck vom 19.06.2019, Az. 6 Ca 679/19). Mit Ihrer beA-Karte können nur Sie selbst wirksam Dokumente bei Gericht einreichen.
Vertritt Sie während Ihrer urlaubsbedingten Abwesenheit eine Kollegin bzw. ein Kollege, muss diese/r hierzu seine eigene Karte und PIN benutzen. Dies gilt entsprechend für Kanzleimitarbeiter, die für das Versenden elektronischer Dokumente mit einer Mitarbeiterkarte ausgestattet sein müssen.
Für eine funktionierende Urlaubsvertretung ist es daher erforderlich, dass Sie dem gewählten Vertreter die notwendigen Zugriffsrechte auf Ihr beA-Postfach einräumen, damit dieser aus Ihrem beA-Postfach mit seiner Signatur Nachrichten versenden kann. Eine genaue Anleitung hierzu finden Sie im beA-Newsletter vom 25.07.2019 sowie in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung unter beA-Erklärvideo.
Sowohl Umfang als auch zeitlicher Geltungsbereich der Zugriffsrechte kann dabei individuell angepasst werden. Der Katalog der Rechte, die Mitarbeitern übertragen werden können, gilt dabei auch für Kolleginnen und Kollegen. Zusätzlich kann diesen die Möglichkeit eingeräumt werden, Nachrichten und Dokumente –z.B. ein Empfangsbekenntnis – elektronisch zu signieren. Die Signatur wird dann mit der Signaturkarte des Vertreters erstellt.