Elektronischer Rechtsverkehr

Akteneinsichtsportal der Justiz in Hessen per beA und SAFE-ID nutzbar

In Hessen stellt die Justiz seit einiger Zeit Akten über das Akteneinsichtsportal zur Verfügung. 

Das Hessische Ministerium der Justiz und für den Rechtsstaat hat nun mitgeteilt, dass Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte das Akteinsichtsportal mit ihrer SAFE-ID und den beA-Zugangsmitteln nutzen können. Gesonderte Zugangsdaten sind nicht mehr erforderlich.

beA nun auch per App nutzbar

Seit 22.02.2024 steht das beA auch als beA-App zur Verfügung und kann in den App Stores für iOS und Android heruntergeladen werden. Rechtsanwält:innen können über die beA-App der BRAK auf ihr besonderes elektronisches Anwaltspostfach über ihre mobilen Endgeräte zugreifen. In der ersten Ausbaustufe ist der Nutzungsumfang der App noch auf einen rein lesenden Zugriff auf Nachrichten im beA beschränkt. Weitere Funktionalitäten werden in weiteren Ausbaustufen zur Verfügung gestellt.

Weiterführende Informationen sind im beA-Sondernewsletter 2/2024 vom 21.02.2024 nachzulesen.

Tausch der beA-Software-Zertifikate

Seit August 2023 tauscht die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer beA-Mitarbeitendenkarten gegen Karten der neuesten Generation. Bis Ende Oktober wurden bereits ca. 2.000 beA-Mitarbeitendenkarten getauscht. Zum Hintergrund und Ablauf des Tauschverfahrens berichtete die BRAK in BRAK-Magazin 4/2023, 10 f.

Aus gleichem Grund, wie bei den beA-Karten für Anwält:innen und für Mitarbeitende, müssen auch die beA-Software-Zertifikate ausgetauscht werden. Einerseits läuft die Gültigkeit der ausgegebenen Software-Zertifikate aus, andererseits sollen auch die nicht unmittelbar ablaufenden Zertifikate zeitnah ausgetauscht werden, um auf eine zukunftssichere Schlüssellänge zu wechseln. Die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer wird deshalb den Austausch der im Einsatz befindlichen beA-Software-Zertifikate noch in diesem Jahr ermöglichen.
Für einen Austausch erhalten Inhaber:innen von beA-Software-Zertifikaten seit dem 20.11.2023 die Möglichkeit, über das Kundenportal der Zertifizierungsstelle neue Zertifikate zu erstellen. Sofern Sie an einem oder mehreren Ihrer Software-Zertifikate keinen Bedarf mehr haben, können Sie das zugrundeliegende „Vertragsverhältnis“ ebenfalls über Ihr Kundenportal kündigen.

Sobald die Möglichkeit zum Austausch Ihrer Zertifikate bereitsteht, werden Sie von der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer per beA-Nachricht informiert. 

Zudem finden Sie alle Informationen auf der Webseite der Zertifizierungsstelle zum Tausch der beA-Software-Zertifikate. Insbesondere wird der Ablauf des Tauschprozesses erläutert, aber auch dargestellt, was Sie tun können, wenn Sie eines oder mehrere Ihrer beA-Software-Zertifikate nicht mehr benötigen. Neben häufigen Fragen zum Prozess finden Sie auch weiterführende nützliche Links, bspw. die Onlinehilfe des Kundenportals der Bundesnotarkammer, welche seit dem 20.11.2023 verfügbar ist, sowie die Anleitung des beA-Anwendersupports zur Aktivierung Ihres Zertifikats.
 

Pilotprojekt „Mein Justizpostfach“ (MJP)

Ab dem 12.10.2023 können Bürgerinnen und Bürger für die Kommunikation mit der Justiz auch ein kostenfreies Postfach mit dem Titel „Mein Justizpostfach“ (MJP) nutzen. Zum 12.10.2023 wird zunächst ein Pilotbetrieb bereitgestellt. Im Rahmen der Pilotierung wird dann das MJP weiterentwickelt und um zusätzliche Funktionen ergänzt werden.  

Mit dem MJP soll das OZG-Nutzerkonto für Bürgerinnen und Bürger für die Kommunikation mit der Justiz umgesetzt werden. Interessierte Bürgerinnen und Bürger benötigen zur Identifizierung ein BundID-Konto. Weitere Informationen hierzu finden sich unter https://id.bund.de/de. 

Bürgerinnen und Bürger, die über ein MJP verfügen, können daraus Nachrichten an das beA von Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte versenden. Da im beA weitere Anpassungen notwendig sind, funktioniert die Übermittlung von Nachrichten aus dem beA an Bürgerinnen und Bürger in das MJP zunächst noch nicht. Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, die versuchen, ein MJP zu adressieren oder auf eine Nachricht zu antworten, erhalten eine Fehlermeldung. Die BRAK wird die erforderlichen Anpassungen schnellstmöglich vornehmen, um Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten die Möglichkeit zu geben, den Nachrichtenaustausch mit dem MJP auch für eine sichere Mandantenkommunikation zu nutzen.  
 

beA: Informationen, Hilfestellungen und Anleitungen

Mitteilungen der Rechtanwaltskammer München zu beA: Informationen, Hilfestellungen und Anleitungen
 

Anforderungen bei Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs

Vizepräsident der Rechtsanwaltskammer München Dr. Alexander Siegmund hat in der Ausgabe 24/2023, Seite 1681 der NJW unter oben genanntem Titel einen Beitrag verfasst, der aus der Perspektive der Anwaltschaft die umfassende Rechtsprechung insbesondere zur Nutzung des besonderen elektronischen Anwaltspostsfachs (beA) erläutert. 
 

BayObLG: Qualifizierte Signatur des Vertreters reicht nicht, wenn Vertretener unterzeichnet

Unterzeichnet ein Anwalt einen Schriftsatz und bringt später dessen Vertreter seine qualifizierte elektronische Signatur an und sendet den Schriftsatz über sein beA ans Gericht, ist das keine wirksame elektronische Einreichung. Das stellte das Bayerische Oberste Landesgericht in einem aktuellen Beschluss klar.

Für die sichere Übermittlung über ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA) gem. § 32a IV 1 Nr. 2 StPO muss das Dokument über das Postfach desjenigen Verteidigers oder Rechtsanwalts übertragen werden, dessen Name als Signatur in der Schrift als verantwortende Person aufgeführt ist. Das ist die zentrale Aussage einer aktuellen Entscheidung des BayObLG.

Der Pflichtverteidiger einer Angeklagten hatte die Revisionsbegründung unterzeichnet. Sein nach § 53 BRAO bestellter Vertreter brachte an dem eingescannten Schriftsatz seine qualifizierte elektronische Signatur an und sandte ihn aus seinem beA an das Gericht. Das genügt nicht den Anforderungen für die Einreichung elektronischer Dokumente gem. § 32a III, IV StPO, befand das BayObLG; die Revision war daher nicht fristgemäß begründet.

Die Vorschrift ist insoweit deckungsgleich mit § 130a III, IV ZPO und den Parallelvorschriften der übrigen Verfahrensordnungen. Entweder hätte der Pflichtverteidiger das Dokument nicht nur unterzeichnen, sondern auch selbst qualifiziert elektronisch signieren müssen (§ 32a III 1. Alt. StPO); dann wäre der Versand über das beA seines Vertreters unschädlich. Oder er hätte es aus seinem eigenen beA versenden müssen (§ 32a III 2. Alt. StPO), dann wäre seine qualifizierte Signatur entbehrlich gewesen.

In dem Fall des BayObLG hatte der Verteidiger zwar nicht rechtzeitig die Gründe für eine Ersatzeinreichung glaubhaft gemacht, also dass eine Einreichung per beA aus technischen Gründen vorübergehend unmöglich gewesen sei (§ 32d IV Hs. 1 StPO bzw. parallel in § 130d S. 3 ZPO). Er holte dies aber nach Hinweis des Gerichts auf das Fristversäumnis nach. Die Angeklagte erhielt im Ergebnis Wiedereinsetzung in den vorigen Stand.

Die Entscheidung zeigt, dass Anwältinnen und Anwälte die Voraussetzungen für die Einreichung elektronischer Dokumente genau nehmen müssen. Allein wegen einer qualifizierten elektronischen Signatur ist man noch nicht auf der sicheren Seite – es muss auch die Person qualifiziert signieren, die den Schriftsatz verantwortet und ihn unterschrieben (also: einfach signiert) hat.

Das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) ermöglicht Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten die sichere elektronische Kommunikation mit der Justiz, mit Notaren und untereinander. Die Bundesrechtsanwaltskammer richtet allen in Deutschland zugelassenen Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten gemäß § 31a BRAO ein beA ein.

Jeder Berufsträger muss entsprechend ein beA haben und jeder Inhaber des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs ist bereits seit dem 01.01.2018 verpflichtet, die für dessen Nutzung erforderlichen technischen Einrichtungen vorzuhalten sowie Zustellungen und den Zugang von Mitteilungen über das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) zur Kenntnis zu nehmen, vgl. § 31a Abs. 6 BRAO, sog. „passive Nutzungspflicht“.

Seit dem 01.01.2022 muss jede Rechtsanwältin bzw. jeder Rechtsanwalt das beA auch aktiv nutzen (vgl. Mitteilungen 03/2021). Man kann Dokumente nur noch elektronisch bei den Gerichten einreichen.
 
Eine Befreiungsmöglichkeit, etwa aus Altersgründen oder fehlender Berufstätigkeit, ist nicht vorgesehen. Die Bundesrechtsanwaltskammer richtet automatisch für jedes im Gesamtverzeichnis eingetragene Mitglied ein beA ein; Ausnahmetatbestände sind nicht vorgesehen. 

Das beA wird sukzessive das vorherrschende Kommunikationsmittel zwischen Anwaltschaft mit Gerichten und Behörden genauso wie innerhalb der Anwaltschaft (vgl. § 19 I RAVPV) sein und dient damit auch der Kommunikation der regionalen Rechtsanwaltskammern mit ihren Mitgliedern.

Um möglichen beA-Neulingen den Start zu erleichtern, wird in dieser Anleitung Schritt für Schritt durch die Erstregisterierung im beA geführt.

In der Rubrik „Erste Schritte im beA“ erstellt auch die BRAK eine Serie mit Anleitungen für beA-Neulinge. Dabei geht es um folgende Themen:

beA-Kartenbestellung und Erstregistrierung im beA

Nachricht erstellen

Nachricht empfangen und Prüfen der Signatur

Mitarbeiter einrichten

Abgabe eines elektronischen Empfangsbekenntnisses

Nachrichten exportieren

Alternative Sicherheitstoken

Rechtemanagement bei Vertretung

Die Erstregistrierung am beA ist nur über eine von der Bundesnotarkammer bezogene beA-Karte möglich. Sobald der Zugang geschaffen wurde, können Postfachinhaber*innen auch weitere beA-Karten oder andere Zugangsmedien – sogenannte Sicherheitstoken – für den eigenen Zugang anlegen. Eingerichtet werden können dabei alle bei der Bundesnotarkammer erhältlichen Sicherheitstoken, also neben dem beA-Softwarezertifikat die beA-Karten:

• Basis: die beA-Karte Basis ist zur Erstregistrierung erforderlich und dient zur täglichen sicheren Anmeldung am beA.
• Signatur: Die beA-Karte Signatur bietet den gleichen Leistungsumfang wie die beA-Karte Basis. Sie wird zunächst als „Basisversion“ ausgeliefert und ist zur Erstellung qualifizierter elektronischer Signaturen einsetzbar, sobald sie mit einem qualifizierten Zertifikat auf- und nachgeladen wurde. Das „Aufladeverfahren“ beinhaltet eine signaturrechtlich erforderliche individuelle Identifizierung, die ggf. weitere Kosten auslösen kann.
• und Mitarbeiterkarte: Die beA-Mitarbeiterkarte ist mit einem sogenannten fortgeschrittenen Zertifikat ausgestattet und nicht personalisiert und kann daher von wechselnden Mitarbeitern (aber immer nur einem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet) eingesetzt werden. Sie verbleibt in der Kanzlei, wenn ein Mitarbeiter ausscheidet.

Wir verweisen zur näheren Erläuterung an dieser Stelle auf den beA-Newsletter der BRAK Ausgabe 2/2016 vom 14.12.2016.

Die Rechtsanwaltskammer München bietet ihren Mitgliedern nach Terminvereinbarung das sog. „Kammerident-Verfahren“ an, d.h. wir identifizieren unsere Mitglieder, wenn sie ein qualifiziertes Signaturzertifikat bei der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer erhalten möchten.

Für die Identifizierung erhebt die Rechtsanwaltskammer München eine Gebühr in Höhe von EUR 20,00. 

Für die Terminvereinbarung wenden Sie sich bitte an info(at)rak-m.de oder (089) 53 29 44-0.

Die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer führt derzeit den angekündigten Tausch der beA-Karten durch. 

In diesem Zusammenhang kommt es derzeit zu deutlich erhöhten Supportanfragen, sowohl telefonisch als auch auf digitalem Weg. Die Zertifizierungsstelle entschuldigt sich auf ihrer Website für die teilweise sehr langen Wartezeiten auf Rückmeldungen und bittet darum, nach Möglichkeit die bestehenden Onlinesupport-Angebote zu nutzen.

Praktische Informationen finden Sie hier:

Allgemeine Hinweise zum Tausch der beA-Karten 
Schritt für Schritt Anleitung zum Kartentausch
Aktivierung der Karte im beA
Tutorial zum Tausch der qualifizierten Signatur 

Ja, wie alle Rechtsanwaltskammern im Bundesgebiet verfügt auch die Rechtsanwaltskammer München über ein beA, vgl. § 31a Abs. 5 BRAO i.V.m. § 19 RAVPV. Geben Sie hierfür im beA-Gesamtverzeichnis unter „Empfänger hinzufügen“ bei Name „Rechtsanwaltskammer“ und bei Ort „München“ ein.

Für alle zugelassenen Berufsausübungsgesellschaften richtet die BRAK seit 01.08.2022 ein beA ein. Ausnahmen sieht das Gesetz nicht vor. Es können also weder zugelassene Berufsausübungsgesellschaften der Einrichtung ihres beA widersprechen noch können nicht zugelassene Personengesellschaften die Einrichtung eines beA beantragen. Die Einrichtung erfolgt nur über den Weg der (freiwilligen) Zulassung.

Der Automatismus zwischen Zulassung und Einrichtung des beA ist konsequent. Denn gem. § 59l BRAO können Berufsausübungsgesellschaften als Prozess- und Verfahrensbevollmächtigte beauftragt werden. Sie haben in diesem Fall die Rechte und Pflichten einer Rechtsanwältin bzw. eines Rechtsanwalts. Da sie also als sog. professionelle Einreicher i.S.d. § 130d ZPO und der Parallelvorschriften in den übrigen Verfahrensordnungen am (elektronischen) Rechtsverkehr teilnehmen, ist es richtig, dass sie Einreichungen über ein eigenes beA vornehmen und nicht auf den Umweg über die Nutzung des beA eines gesetzlichen Vertreters angewiesen sind.
 
beA für Zweigstellen der BAG
Zur Unterstützung des Kanzleialltags bei Berufsausübungsgesellschaften, die an mehreren Standorten tätig sind, sieht § 31b Abs. 4 BRAO vor, dass die BRAK für jede im Gesamtverzeichnis eingetragene Zweigstelle einer Berufsausübungsgesellschaft, auf deren Antrag hin, ein weiteres beA einrichtet. Der Antrag ist an die Rechtsanwaltskammer richten, bei der die BAG zugelassen ist. Mit dieser Regelung kann pro Standort einer Berufsausübungsgesellschaft ein eigenes beA zur Verfügung gestellt werden. 

Damit in der Praxis nach Möglichkeit „Fehlzustellungen“ vermieden werden, empfiehlt es sich, im ersten Schriftsatz jeweils anzugeben, an welchem Standort das Mandat bearbeitet wird und über welches Postfach die Korrespondenz geführt werden soll. Aus der Pflicht, Posteingänge zur Kenntnis zu nehmen (§ 31b Abs. 5 i.V.m. § 31a Abs. 6 BRAO), leitet sich ab, dass auch ein an ein „falsches“ beA-Postfach zugegangenes Dokument als zugestellt gilt. Ggf. sollten Korrespondenzpartner (z.B. Gerichte) jeweils über das entsprechende beA-Postfach informiert werden, damit dieses ggf. im Fachverfahren hinterlegt werden kann. Trotzdem sollte jede Berufsausübungsgesellschaft rein vorsorglich organisatorische Maßnahmen treffen, damit „Irrläufer“ unverzüglich und zuverlässig an den „richtigen“ Standort weitergeleitet werden. Ein Hinweis an den entsprechenden Absender, welches Postfach richtigerweise zu adressieren ist, dürfte in diesem Fällen sicherlich ebenfalls hilfreich sein.
 
beA für BAGs ersetzt nicht persönliches beA
Zu beachten ist, dass das beA für zugelassene Berufsausübungsgesellschaften neben das persönliche beA einer Rechtsanwältin oder eines Rechtsanwalts treten wird. Es wird es aber nicht ersetzen.
Das bedeutet für die Praxis, dass besondere Sorgfalt geboten ist und in der Berufsausübungsgesellschaft laufend alle beA von Berufsträgern und Gesellschaft auf Posteingänge hin überprüft werden müssen. Das heißt aber auch, dass nicht zulassungspflichtige Personengesellschaften genau überlegen sollten, ob ihre Zulassung als Berufsausübungsgesellschaft allein wegen der Einrichtung eines beAs sinnvoll ist. Die zusätzlichen Kosten und Verpflichtungen sollten sorgfältig gegen den Nutzen abgewogen werden.
 
Sicherer Übermittlungsweg für Berufsausübungsgesellschaften
Für die persönlichen beA ist geregelt, dass elektronische Dokumente ohne qualifizierte Signatur schriftformersetzend eingereicht werden können, wenn sie vom Postfachinhaber einfach signiert und über ihr beA bei eigener Anmeldung versandt werden. Das System prüft, ob die Postfachinhaberin bzw. der Postfachinhaber selbst angemeldet ist und bringt in diesem Fall den sog. Vertrauenswürdigen Herkunftsnachweis (VHN) an.

Für das beA von Berufsausübungsgesellschaften hat der Gesetzgeber diese Regelung entsprechend angepasst: Die Berufsausübungsgesellschaften bestimmen selbst diejenigen Personen, die über den sicheren Übermittlungsweg elektronische Dokumente einreichen können. In der Berufsausübungsgesellschaft tätigen und zugelassenen Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten kann die Rolle als sog. VHN-Berechtigte zugeordnet werden. Dies regelt §23 Abs.3 RAVPV.

Welche Rechte und Rollen vergeben werden können und wie dies erfolgt, ist im beA-Sondernewsletter 9/2022 beschrieben. Ein Gesellschafter oder Vertreter, der für die Berufsausübungsgesellschaft handelt, vergibt im Postfach der Berufsausübungsgesellschaft das Recht „VHN-Berechtigter“. Dieses Recht kann nur an Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte vergeben werden. Das beA-System unterstützt sie, indem es bei jeder Rechtevergabe die Berufsträgereigenschaft überprüft. Sobald der oder die „VHN-Berechtigte“ angemeldet ist und eine Nachricht versendet, prüft das System, ob ein VHN-Berechtigter zum Zeitpunkt des Nachrichtenversands am Postfach angemeldet war. Trifft dies zu, wird der VHN systemseitig angebracht. Der Empfänger kann so feststellen, dass die Nachricht schriftformersetzend über den sicheren Übermittlungsweg versandt wurde.

Zu beachten ist aber, dass es aufgrund von technischen Gegebenheiten in der Justiz derzeit nicht möglich ist, dass in den Metadaten der beA-Nachrichten die Identität der im Zeitpunkt des Versands der Nachricht am beA der Berufsausübungsgesellschaft angemeldeten Person übermittelt wird. Es wird nur die Information übertragen, dass eine gemäß § 23 Abs. 3 RAVPV berechtigte Person die Nachricht aus dem Postfach der Berufsausübungsgesellschaft versandt hat. Die Identität der konkreten Person wird nicht übermittelt, sodass für die Gerichte auch kein Abgleich möglich ist, ob die den Schriftsatz verantwortende Person mit der ihn versendenten Person identisch ist.

Die Rechtsfrage, ob das Erfordernis der Personenidentität zwischen der verantwortenden Person, die das elektronische Dokument einfach signiert, und der die Nachricht versendenden Person auch für den Versand von Nachrichten aus beA der Berufsausübungsgesellschaften gilt, ist bislang ungeklärt. Rechtsprechung zur Nutzung des sicheren Übermittlungswegs durch Berufsausübungsgesellschaften liegt noch nicht vor.

Zur Vermeidung möglicher Nachteile empfehlen Bundesrechtsanwaltskammer und Deutscher Anwaltverein daher allen Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten, die in Berufsausübungsgesellschaften tätig sind und Schriftsätze aus dem beA der Berufsausübungsgesellschaften einreichen möchten, ihre Schriftsätze qualifiziert elektronisch zu signieren.
Für den Fall, dass trotz der bestehenden Unsicherheiten das Kanzlei-beA als sicherer Übermittlungsweg ohne qualifizierte elektronische Signatur genutzt werden soll, sollte darauf geachtet werden, dass die Rechtsanwältin oder der Rechtsanwalt, die oder der das elektronische Dokument zeichnet, sich auch selbst am Kanzlei-beA angemeldet hat und das Dokument persönlich versendet. Zur Sicherheit sollte sodann ein Auszug aus dem Nachrichtenjournal, welches erkennen lässt, welche Nutzerin oder welcher Nutzer am Kanzlei-beA angemeldet war, zur Akte genommen werden. Damit lässt sich auch später nachweisen, welche Rechtsanwältin oder welcher Rechtsanwalt die Nachricht versandt hat.

Technische Voraussetzungen und beA-Karten
Die beA-Karten für Berufsausübungsgesellschaften sind bei der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer unter Angabe des Namens der Berufsausübungsgesellschaft und der für sie als gesetzlicher Vertreter gemäß § 57l Abs. 2 BRAO handelnden Person bestellbar. 
Weitere Informationen der Bundesnotarkammer zur Bestellung der beA-Produkte für BAG
VHN-Berechtigte benötigen keine neue beA-Karte, sie können bzw. müssen auch ihre persönlichen beA-Karten nutzen.

Die Rechtsanwaltskammer München hat in Zusammenarbeit mit den Münchener Zivilgerichten Empfehlungen für den Versand von beA-Nachrichten im Hinblick auf Bezeichnungen von Dokumenten erstellt, die Sie hier abrufen können.

§ 27 BRAO sieht – in Abgrenzung zur Gründung einer Zweigstelle – die Möglichkeit der Einrichtung „weiterer Kanzleien“ vor. Weitere Kanzleien einer Rechtsanwältin oder eines Rechtsanwalts werden seit dem 01.01.2018 in die Verzeichnisse der Rechtsanwaltskammern eingetragen (§ 31 Abs. 3 Nr. 3 und 4 BRAO n.F.). Gemäß § 31a Abs. 7 BRAO n.F. richtet die Bundesrechtsanwaltskammer für jede im Gesamtverzeichnis eingetragene weitere Kanzlei eines Mitglieds einer Rechtsanwaltskammer ein weiteres besonderes elektronisches Anwaltspostfach ein. Ein weiteres beA-Postfach ist zwingend an die Einrichtung einer weiteren Kanzlei geknüpft, d.h. ein Antrag ist auch hier (über die Eintragung der weiteren Kanzlei hinaus) nicht vorgesehen. Die Eintragung der weiteren Kanzlei erfolgt durch die Rechtsanwaltskammer.

Auch Syndikusrechtsanwälte brauchen für ihre Tätigkeit als Syndikusrechtsanwalt ein beA. Aus § 46c BRAO ergibt sich, dass für eine Syndikusrechtsanwältin bzw. einen Syndikusrechtsanwalt mit mehreren Beschäftigungsverhältnissen mehrere Postfächer eingerichtet werden. Das bedeutet, dass Syndikusrechtsanwälte, die zugleich über eine Zulassung als Rechtsanwalt verfügen, zukünftig mindestens zwei besondere Anwaltspostfächer erhalten werden, über die sie jeweils tätigkeitsbezogen mit Kollegen, Gerichten und Rechtsanwaltskammern kommunizieren können.

Am 01.08.2021 trat das Gesetz zur Modernisierung des notariellen Berufsrechts und zur Änderung weiterer Vorschriften vom 25.06.2021 (BGBl. 1, S.  2154) in Kraft. Damit einher gehen Änderungen im Recht der Vertretung, die gerade für die Urlaubszeit der Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte bedeutsam sein dürften. Diese müssen für ihre Vertretung sorgen, wenn Sie länger als eine Woche daran gehindert sind, ihren Beruf auszuüben oder sich länger als zwei Wochen von der Kanzlei entfernen wollen, § 53 Abs. 1 BRAO.

Rechtsanwälte sollen danach selbst für ihre Vertretung sorgen. Eine Pflicht zur Anzeige der Vertretung gegenüber der Rechtsanwaltskammer besteht nach § 53 BRAO n.F. nicht mehr.

In Hinblick auf das beA sind die Rechtsanwälte nach § 54 Abs. 2 BRAO n.F. verpflichtet, ihrer Vertretung einen Zugang zu ihrem beA einzuräumen.

Bitte geben Sie hierfür nicht Ihre beA-Karte bzw. die PIN-Daten an andere Personen weiter, dies ist unzulässig nach § 26 Abs. 1 RAVPV. So ist es z.B. unwirksam, wenn ein vertretender Kollege unter Nutzung des beA-Postfachs des Vertretenen z.B. einen Schriftsatz versendet, da es in diesem Fall an der erforderlichen Personenidentität zwischen Versender und beA-Inhaber fehlt (vgl. ArbG Lübeck vom 19.06.2019, Az. 6 Ca 679/19). Mit Ihrer beA-Karte können nur Sie selbst wirksam Dokumente bei Gericht einreichen.

Vertritt Sie während Ihrer urlaubsbedingten Abwesenheit eine Kollegin bzw. ein Kollege, muss diese/r hierzu seine eigene Karte und PIN benutzen. Dies gilt entsprechend für Kanzleimitarbeiter, die für das Versenden elektronischer Dokumente mit einer Mitarbeiterkarte ausgestattet sein müssen.

Für eine funktionierende Urlaubsvertretung ist es daher erforderlich, dass Sie dem gewählten Vertreter die notwendigen Zugriffsrechte auf Ihr beA-Postfach einräumen, damit dieser aus Ihrem beA-Postfach mit seiner Signatur Nachrichten versenden kann. Eine genaue Anleitung hierzu finden Sie im beA-Newsletter der BRAK Ausgabe 26/2019 vom 25.07.2019.

Sowohl Umfang als auch zeitlicher Geltungsbereich der Zugriffsrechte kann dabei individuell angepasst werden. Der Katalog der Rechte, die Mitarbeitern übertragen werden können, gilt dabei auch für Kolleginnen und Kollegen. Zusätzlich kann diesen die Möglichkeit eingeräumt werden, Nachrichten und Dokumente – z.B. ein Empfangsbekenntnis – elektronisch zu signieren. Die Signatur wird dann mit der Signaturkarte des Vertreters erstellt.

Da das beA bei den niedergelassenen Rechtsanwälten personengebunden, nicht kanzleigebunden ist, behält das beA-Postfach sowie die Karte auch bei einem Kanzleiwechsel seine Gültigkeit. Lediglich die neuen Kanzleidaten sind der zuständigen Rechtsanwaltskammer für die Datenänderung mitzuteilen, damit das Bundesweite Amtliche Anwaltsverzeichnis entsprechend angepasst wird.

Bitte beachten Sie, dass eine gesonderte Mitteilung im Hinblick auf das beA-Abonnement auch an die BNotK erforderlich ist. Eine Auswirkung auf das beA selbst ergibt sich durch die Datenänderung nicht.

Sollte mit dem Kanzleiwechsel auch eine Änderung der im beA für Benachrichtungen hinterlegten E-Mail-Adresse einhergehen, muss diese individuell im Bereich „Einstellungen/Profilverwaltung“ dort unter „Persönliche Benachrichtigungen“ durch den Kanzleiwechsler vorgenommen werden. Auch sofern eingeräumte Zugriffsrechte ihre Gültigkeit verlieren, müssen diese in dem Einstellungsbereich des beA individuell entzogen bzw. angepasst werden, hierzu finden Sie nähere Informationen im beA-Newsletter der BRAK Ausgabe 29/2018 vom 06.12.2018.

Wechseln Sie Ihre Kammerzugehörigkeit, ergeben sich hinsichtlich des beA keine Besonderheiten. Die aufnehmende Rechtsanwaltskammer nimmt die aktualisierte Eintragung im Gesamtverzeichnis nach § 31 BRAO (und damit auch im beA) auf. Änderungen hinsichtlich der beA-Karte sind nicht erforderlich.

Namensänderungen sind der Rechtsanwaltskammer unaufgefordert anzuzeigen, vgl. § 24 Abs. 1 Nr. 1 BORA. Die Rechtsanwaltskammer ändert nach entsprechender Mitteilung die Daten, welche automatisch auch im Bundesweiten Amtlichen Anwaltsverzeichnis als auch im beA-Verzeichnis angepasst werden. In Hinblick auf das beA ergeben sich keine Auswirkungen, da Ihnen das beA einzig über die SAFE-ID zugewiesen ist. Auch bei einer Namensänderung behalten Sie daher grundsätzlich Ihr beA.

Bei den beA-Karten muss man differenzieren:

Die beA-Karte Basis enthält im Zertifikat und im Aufdruck zwar Ihren Namen. Aber bei einer Namensänderung muss in rechtlicher wie technischer Hinsicht grundsätzlich keine neue beA-Karte Basis ausgestellt werden. Der Zugriff auf Ihr beA erfolgt quasi über Ihre unveränderliche SAFE-ID. Selbstverständlich können Sie aber Ihre alte Karte sperren lassen und eine Ersatzkarte beantragen. Geben Sie dann bitte den Vermerk „Namensänderung“ als Sperrgrund an (dazu beA-Newsletter der BRAK Ausgabe 23/2018 vom 25.10.2018). Bei der Erstellung der Ersatzkarte werden die Daten mit dem Eintrag im Rechtsanwaltsverzeichnis abgeglichen – hier muss die Namensänderung daher bereits eingetragen worden, d.h. die Änderung durch die Rechtsanwaltskammer bereits vorgenommen sein. Bedenken Sie zudem, dass im Rahmen der Ersatzkarte eine gesonderte Registrierung erforderlich wird (siehe auch beA-Newsletter der BRAK Ausgabe 6/2019 vom 14.02.2019).

Die beA-Karte Signatur enthält, wenn Sie das qualifizierte elektronische Zertifikat bereits aufgeladen haben, Ihren alten Namen auch in dem qualifizierten elektronischen Zertifikat. Ändert sich der Name, bevor der signaturrechtliche Antrag beglaubigt bei der BNotK eingereicht wurde, kann die Änderung im Antrag erfasst werden. Das qualifizierte Zertifikat wird dann auf den aktuellen Namen ausgestellt.

Wurde das qualifizierte Zertifikat bereits produziert, ist keine Änderung mehr möglich. Wenn Sie also mit diesem Zertifikat eine qualifizierte elektronische Signatur setzen, unterschreiben Sie mit dem alten Namen in diesem Zertifikat. Bei einer Namensänderung müssen Sie daher die alte Karte vollständig kündigen (mit Vermerk „Namensänderung“) und – nach Änderung der Daten im Rechtsanwaltsverzeichnis – die Ausstellung einer neuen beA-Karte Signatur beantragen. Eine „Ersatzkarte“ kann in solchen Fällen nicht ausgestellt werden. Sie müssen dann auch den Antragsprozess inklusive notarieller Beglaubigung der Unterschrift bzw. Kammer-Ident-Verfahren neu durchführen.

Mit dem Ende der Zulassung erlischt automatisch der Eintrag im Bundesweiten Amtlichen Anwaltsverzeichnis. Zugleich wird auch das dazugehörige beA automatisch gesperrt und nach einer gewissen Zeit gelöscht (§ 31a IV BRAO, § 28 RAVPV). Sobald das beA gesperrt ist, ist es für Dritte nicht mehr adressierbar.

Im Falle der Zulassungsrückgabe senden Sie bitte die Widerrufsbestätigung der Rechtsanwaltskammer an die Bundesnotarkammer. Diese wird dann Ihre beA-Karte sperren und den Vertrag zum Ende des laufenden Vertragsjahres außerordentlich kündigen.

Sie können Ihre beA-Karte, beA-Karte Mitarbeiter und beA-Softwarezertifikate zum Ende der Mindestvertragslaufzeit bzw. zum Ende des darauf folgenden Vertragsjahres kündigen. Ein entsprechendes Kündigungsformular erhalten Sie unter https://bea.bnotk.de/faq.html 

Haben Sie Ihre PIN vergessen, wenden Sie sich bitte an den Support der Bundesnotarkammer (https://bea.bnotk.de/). Sollten Sie die PIN bislang nicht geändert haben und nur den seinerzeit übersandten PIN-Brief nicht mehr verfügbar haben, können Sie sich von der Bundesnotarkammer den PIN-Brief mit der initialen PIN nochmals zusenden lassen. Anderenfalls muss die Karte gesperrt werden und eine Ersatzkarte bestellt werden. Dies gilt auch für den Fall, dass die beA-Karte verloren gegangen ist.
Wenn Sie die Karte bei der Bundesnotarkammer sperren lassen möchten, können Sie dies über die Sperrhotline der Zertifizierungsstelle machen oder mit einem Formular schriftlich beantragen (siehe https://bea.bnotk.de/faq.html). Die Sperrung der beA-Karte kann nicht rückgängig gemacht werden. Es ist notwendig, eine kostenpflichtige Ersatzkarte zu bestellen.  
Die Sperrhotline der BNotK erreichen Sie unter der Telefonnummer 0800 3550 100.

Maßgeblich ist § 130a Abs. 3 ZPO. Danach muss das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur der verantwortenden Person versehen sein oder von der verantwortenden Person auf einem sicheren Übermittlungsweg eingereicht werden.

Mit der einfachen Signatur erkennt der Empfänger bzw. die Empfängerin einer Nachricht deren Urheber. Eine einfache Signatur kann daher z.B. aus (gedrucktem) Vor- und Nachnamen oder auch aus einer (eingescannten) Unterschrift bestehen. Es ist nicht relevant, ob die einfache Signatur handgeschrieben, gedruckt oder digital vorliegt.

Eine qualifizierte elektronische Signatur bildet sich aus einer Datei, die entweder in das zu signierende Dokument eingebettet oder separat abgespeichert wird. Nach Art. 3 Nr. 12 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 ist die QES eine Signatur, die von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat beruht.  Diese Signatur-Datei besteht aus einer mathematisch einzigartigen Kennung des zu signierenden Dokuments und Informationen über den Aussteller aus dem qualifizierten Zertifikat, d.h. sie besteht ausschließlich digital. Die Signatur-Datei (in Kombination mit dem zu signierenden Dokument) erbringt den Nachweis, dass die signierende Person sich für den Schriftsatz verantwortlich erklärt.

Mithilfe der qualifizierten Signatur können insbesondere Vertretungen effektiv erfolgen. Auch Mitarbeiter können Schriftsätze formwirksam nur mittels der qualifizierten Signatur versenden. Hierfür ist jedoch stets eine Signaturkarte und ein Kartenlesegerät notwendig (vgl. hierzu auch beA-Newsletter der BRAK Ausgabe 30/2018 vom 13.12.2018).

Aus § 130a Abs. 3 ZPO ergibt sich das Erfordernis für die Signatur im Wege der elektronischen Kommunikation: Das elektronische Dokument muss danach mit einer qualifizierten elektronischen Signatur der verantwortenden Person versehen sein oder von der verantwortenden Person signiert und auf einem sicheren Übermittlungsweg eingereicht werden.

• Entweder wird die qualifizierte elektronische Signatur einer Rechtsanwältin bzw. eines Rechtsanwalts verwendet. Diese Person verantwortet dann den Inhalt des Schriftsatzes vollständig. Das so signierte Dokument kann dann entsprechend via beA (auch über das Mitarbeiter-Postfach) an die Gerichte versendet werden).
• Verwendet der Berufsträger die einfache Signatur muss er das Dokument aus seinem beA selbst versenden; eine Versendung aus dem Mitarbeiterpostfach ist unter Verwendung der einfachen Signatur nicht möglich; eine Abweichung zwischen einfach signierendem und versendendem Berufsträger führt zur Unwirksamkeit des Schriftsatzes (Vorsicht bei Vertretungen!)
• Werden mittels Schriftsatz zugleich materiell-rechtliche Willenserklärungen abgegeben, für die gesetzlich ein Schriftformerfordernis nach § 126a BGB gilt (z.B. §§ 550, 623 S. 2, 766 S. 2 BGB), muss der elektronische Schriftsatz hierfür mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden. Nach § 126a BGB kann die Schriftform unter dieser Voraussetzung durch die elektronische Form ersetzt werden.

Wichtige Informationen rund um das Thema Fernsignatur hat Julia von Seltmann in dem Beitrag „Qualifizierte elektronische Signatur als Fernsignatur“ im BRAK-Magazin 5/2022 zusammengefasst.

Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte sind verpflichtet, im Rahmen der Mandatsbetreuung eine Handakte zu führen, § 50 BRAO. Selbstverständlich ist auch die mittels beA geführte Korrespondenz Bestandteil der Handakte. Die Rechtsanwaltskammer München weist darauf hin, dass die Prüfprotokolle und Transfervermerke, die regelmäßig Bestandteil einer beA-Nachricht sind, entsprechend aufzubewahren sind.

Seit dem 01.01.2022 dürfen Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte Schriftsätze, Anträge und Erklärungen den Gerichten nur noch in elektronischer Form übermitteln. Störungen der dafür erforderlichen Infrastruktur treten immer wieder auf.

In diesem Aufsatz von RAin von Seltmann (BRAK) werden Hinweise gegeben, wie zu verfahren ist, wenn die Justiz aus technischen Gründen nicht auf elektronischem Wege erreichbar ist.