Welche Formate sind zulässig?

E-Rechnungen können sowohl in einem rein strukturierten Format (XML-Datei) als auch in einem hybriden Format erstellt werden. Letzteres besteht neben dem strukturierten Datenteil auch aus einem maschinenlesbaren Datenteil (z.B. PDF-Datei), die beide in einer Datei zusammengefasst sind.

Zulässig sind z.B. die in Deutschland bereits etablierten Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL).

Das Format einer E-Rechnung kann außerdem auch zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. Voraussetzung für eine solche Vereinbarung ist, dass das verwendete Format die richtige und vollständige Extraktion der nach dem UStG erforderlichen Angaben aus der E-Rechnung ermöglicht. Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, können dadurch bereits etablierte elektronische Rechnungsformate (z.B. EDI-Verfahren wie EDIFACT) weiter für E-Rechnungen genutzt werden. 

WICHTIG: Papierrechnungen und Rechnungen im PDF-Format oder in den Formaten „tif“, „jpeg“ oder „docx“ genügen nicht den Anforderungen an die neue Definition der E-Rechnung ab 01.01.2025. Sie gelten nur noch als „sonstige Rechnung“. 

Für wen gilt die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen?

Die Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen gilt für Leistungen zwischen inländischen Unternehmern. Daher sind auch Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte verpflichtet, E-Rechnungen gegenüber unternehmerischen Mandanten mit Sitz in Deutschland auszustellen.

Gibt es Ausnahmen?

Für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte sind vor allem folgende Ausnahmetatbestände relevant:

• Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro brutto nicht übersteigt (§ 33 UStDV), müssen nicht als E-Rechnung ausgestellt werden.
• Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV) müssen ebenfalls nicht als E-Rechnung ausgestellt werden.

WICHTIG! Umsätze an private Endverbraucher (B2C-Umsätze) und nicht innerdeutsche B2B-Umsätze sind von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen.

Gibt es eine Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen?

Aufgrund der Neuregelung des § 14 UStG haben alle inländischen Unternehmen ab dem 01.01.2025 die Möglichkeit, Rechnungen für inländische B2B-Umsätze als E-Rechnung auszustellen. Daher muss jedes Unternehmen vom 01.01.2025 an technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ausnahmen hiervon (z.B. für Kleinunternehmer) sind nicht vorgesehen.

Hierfür ist es ausreichend, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt. Ein gesondertes E-Mail-Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen ist nicht erforderlich.

Je nachdem, welches Rechnungsformat vom Rechnungsaussteller genutzt wird, muss dieses erst für das menschliche Auge lesbar gemacht werden.

Schon gewusst? Die Finanzverwaltung hat ein kostenloses Tool zur Verfügung gestellt, mit dem E-Rechnungen lesbar gemacht werden können. Hierzu muss lediglich die Rechnung im XML-Format in das Tool hochgeladen werden. Ein kostenloses Visualisierungstool findet sich auch auf der Website des Bayerischen Staatsministeriums für Digitales.